Cách ghi từng dòng
- Đơn vị, địa chỉ: tên và địa chỉ của công ty, ở góc trên bên trái.
- Ngày tháng năm: ngày lập giấy, không phải ngày chi tiền.
- Kính gửi: giám đốc hoặc người được giao duyệt chi.
- Họ và tên, bộ phận: người đứng ra nhận tiền. Đề nghị trả thẳng cho nhà cung cấp thì ghi tên và địa chỉ của nhà cung cấp.
- Nội dung thanh toán: chi việc gì, theo chứng từ nào. Ví dụ: “Thanh toán tiền mua văn phòng phẩm tháng 10/2026 theo hoá đơn số 00001234 ngày 15/10/2026”.
- Số tiền: ghi bằng số và bằng chữ; hai cách ghi phải khớp nhau tới từng đồng.
- Kèm theo … chứng từ gốc: đếm số hoá đơn, biên lai, hợp đồng đính kèm.
- Ký: người đề nghị ký trước; phụ trách bộ phận xác nhận khoản chi là thật và cần thiết; kế toán trưởng soát xét; người duyệt ký cuối cùng.
Giấy đi đâu sau khi lập
Giấy lập một bản. Kế toán trưởng kiểm tra chứng từ đính kèm và ghi ý kiến, giám đốc hoặc người được uỷ quyền duyệt chi. Kế toán lập phiếu chi hoặc lệnh chuyển khoản kèm giấy này, rồi thủ quỹ chi tiền hoặc ngân hàng chuyển tiền.
Mẫu theo Thông tư 99 khác gì mẫu cũ
- Từ 01/01/2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC thay Thông tư 200/2014/TT-BTC. Mẫu 05-TT mới có thêm chỗ ký của phụ trách bộ phận, bên cạnh người đề nghị, kế toán trưởng và người duyệt.
- Mẫu chứng từ trong thông tư là mẫu hướng dẫn: doanh nghiệp được sửa lại cho hợp với cách làm của mình, miễn là còn đủ các nội dung bắt buộc của chứng từ theo Điều 16 Luật Kế toán, và ghi việc thay đổi vào quy chế kế toán của công ty.
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa đang làm sổ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC vẫn dùng được mẫu này. Thông tư thay Thông tư 133 mới ở dạng dự thảo (tháng 10/2026).
Những lỗi khiến kế toán trả lại giấy
- Số tiền bằng chữ không khớp số tiền bằng số.
- Nội dung ghi chung chung như “thanh toán chi phí”, không rõ chi gì, ngày nào, theo hoá đơn nào.
- Thiếu hoá đơn, hoặc hoá đơn không ghi tên và mã số thuế của công ty: khoản chi khó được tính vào chi phí khi quyết toán thuế.
- Khoản mua từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT) trả bằng tiền mặt: không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (Luật Thuế GTGT 2024, Nghị định 181/2025/NĐ-CP). Khoản này nên chuyển khoản.
- Chưa có chữ ký của người duyệt mà đã chi tiền.
Hỏi đáp
Giấy đề nghị thanh toán khác giấy đề nghị tạm ứng thế nào?
Đề nghị tạm ứng (mẫu 03-TT) là xin tiền trước khi chi; chi xong thì lập giấy thanh toán tiền tạm ứng (mẫu 04-TT) để quyết toán. Đề nghị thanh toán dùng khi đã chi bằng tiền của mình, hoặc khi đề nghị công ty trả thẳng cho nhà cung cấp.
Có cần đóng dấu không?
Mẫu không có chỗ đóng dấu. Đây là giấy dùng trong nội bộ công ty; cần đủ chữ ký theo quy chế chi tiêu của công ty.
Một giấy đề nghị được nhiều khoản không?
Được, nếu cùng một người nhận tiền. Ghi từng khoản ở phần nội dung hoặc kèm bảng kê, rồi ghi tổng ở dòng số tiền.
Nội dung được đối chiếu với quy định đến ngày 22/10/2026 và chỉ để tham khảo. Quy định có thể thay đổi; việc quan trọng nên hỏi lại kế toán hoặc luật sư.