Cách lập
- Chọn kỳ đối chiếu: từ ngày nào tới ngày nào, thường trùng kỳ chốt sổ (cuối quý, cuối năm).
- Lấy nợ đầu kỳ đúng bằng số cuối kỳ của biên bản lần trước. Lần đầu đối chiếu thì lấy theo sổ chi tiết công nợ.
- Liệt kê các hoá đơn phát sinh trong kỳ và các lần bên mua đã trả tiền vào bảng kê kèm theo. Tổng bảng kê phải bằng dòng 2 và dòng 3 của biên bản.
- Tính còn nợ cuối kỳ = đầu kỳ + phát sinh tăng − đã thanh toán − giảm trừ; ghi thêm bằng chữ.
- Gửi bên kia hai bản đã ký. Bên kia so với sổ của họ, ký rồi gửi lại một bản.
Khi nào nên lập
- Cuối năm tài chính: số dư công nợ trên báo cáo tài chính có xác nhận của đối tác; kiểm toán viên thường đòi giấy này.
- Khi khách chậm trả: biên bản có chữ ký của khách là bằng chứng khách đã xác nhận khoản nợ.
- Khi hai bên thấy số liệu lệch nhau: đối chiếu theo từng hoá đơn để tìm chỗ lệch.
Lỗi hay gặp
- Không ghi kỳ đối chiếu, chỉ ghi “tính đến nay”: sau này không biết số đó chốt tại ngày nào.
- Nợ đầu kỳ không khớp số cuối kỳ của lần đối chiếu trước.
- Người ký bên kia không phải người đại diện theo pháp luật và không có giấy uỷ quyền.
- Bảng kê không cộng khớp với số trong biên bản.
Hỏi đáp
Bên kia không phản hồi trong thời hạn thì có coi là đồng ý không?
Câu đó chỉ là đề nghị của bên lập biên bản. Khi có tranh chấp, bằng chứng chắc chắn nhất vẫn là biên bản có đủ chữ ký của hai bên, nên cố gắng lấy được chữ ký.
Có cần đóng dấu không?
Nên có chữ ký của người đại diện và dấu của công ty (nếu công ty có dùng dấu) để sau này không phải tranh cãi về thẩm quyền ký.
Hai bên ra số khác nhau thì làm sao?
So từng hoá đơn và từng lần trả tiền trong bảng kê. Chỗ lệch thường do một hoá đơn bên này đã ghi mà bên kia chưa nhận, hoặc một khoản chuyển khoản bị ghi nhầm cho khách khác.
Nội dung được đối chiếu với quy định đến ngày 22/10/2026 và chỉ để tham khảo. Quy định có thể thay đổi; việc quan trọng nên hỏi lại kế toán hoặc luật sư.