Cách ghi
- Gõ số tiền đang có vào ô Tồn quỹ đầu kỳ: tiền mặt trong két, hoặc cộng cả tài khoản ngân hàng nếu muốn theo dõi chung.
- Mỗi khoản tiền vào hoặc ra ghi một dòng: ngày, số chứng từ (nếu có), nội dung, nhóm, rồi số tiền ở cột Thu hoặc cột Chi.
- Cột Tồn quỹ tự tính sau mỗi dòng. Cuối ngày đếm tiền thật, so với số này.
- Sheet Theo tháng và Theo nhóm tự cộng. Đổi năm ở ô B2 của sheet Theo tháng.
Chia nhóm để làm gì
Để biết tiền đi vào đâu: tháng này nhập hàng bao nhiêu, mặt bằng, lương, điện nước bao nhiêu. Danh sách nhóm sửa được: sửa cột A của sheet Theo nhóm và danh sách chọn của cột Nhóm (Data → Data Validation).
Lưu ý
- Ghi cả những khoản nhỏ: một tháng bỏ qua tiền gửi xe, tiền ship, tiền nước uống có khi lệch cả triệu đồng.
- Rút tiền két gửi vào tài khoản không phải là chi. Nếu theo dõi chung tiền mặt và ngân hàng thì không ghi dòng này.
- Tồn quỹ ra số âm nghĩa là đã ghi thiếu một khoản thu, hoặc ghi một khoản chi hai lần.
- Sổ này để theo dõi tiền; không thay cho sổ kế toán theo quy định của hộ kinh doanh hay doanh nghiệp.
Hỏi đáp
Ghi sổ trên điện thoại được không?
Được. Mở file bằng ứng dụng Google Sheets hoặc Excel trên điện thoại; công thức vẫn chạy.
Có nên tách sổ tiền mặt và sổ ngân hàng không?
Nên, khi tiền qua tài khoản nhiều. Chép file thành hai bản, mỗi bản một quỹ, để số tồn của mỗi bản so được với tiền trong két và số dư tài khoản.
Nội dung được đối chiếu với quy định đến ngày 22/10/2026 và chỉ để tham khảo. Quy định có thể thay đổi; việc quan trọng nên hỏi lại kế toán hoặc luật sư.