Cách kiểm kê
- Chốt sổ trước khi đếm: ghi hết phiếu nhập, phiếu xuất tới thời điểm kiểm kê, rồi chép tồn theo sổ vào cột Theo sổ sách.
- Tạm dừng nhập xuất trong lúc đếm, hoặc ghi riêng hàng nhập xuất trong lúc đếm.
- Đếm theo từng kệ, từng khu, hai người: một người đếm, một người ghi. Hàng lẻ trong thùng đã mở thì quy đổi ra cùng đơn vị với sổ.
- Ghi số đếm được vào cột Theo kiểm kê. Bảng tự tính thừa, thiếu và giá trị chênh lệch.
- Đếm lại các dòng chênh lệch lớn trước khi kết luận; nhiều chỗ lệch là do đếm nhầm hoặc phiếu chưa ghi sổ.
- Ký biên bản và xử lý chênh lệch: tìm nguyên nhân, quy trách nhiệm hoặc ghi giảm hao hụt theo quy chế.
Thừa, thiếu thường do đâu
- Phiếu nhập, xuất chưa ghi sổ, hoặc ghi nhầm mã hàng: thừa mã này, thiếu mã kia với giá trị gần bằng nhau.
- Bán lẻ không xuất phiếu, hàng tặng, hàng dùng thử.
- Hàng hỏng, hết hạn đã bỏ đi mà không ghi.
- Mất mát.
Lưu ý
- Đơn giá nên lấy theo giá vốn (giá nhập bình quân), không lấy giá bán, để giá trị chênh lệch đúng bằng số tiền bị mất.
- Cần biên bản theo mẫu 05-VT của Thông tư 99/2025/TT-BTC thì chép số liệu từ bảng này sang mẫu đó.
Hỏi đáp
Bao lâu nên kiểm kê một lần?
Theo Luật Kế toán, doanh nghiệp phải kiểm kê tài sản vào cuối kỳ kế toán năm. Cửa hàng bán lẻ nên đếm hằng tháng những mặt hàng giá trị cao hoặc hay thất thoát.
Kiểm kê xong có phải sửa sổ không?
Có. Sau khi tìm ra nguyên nhân và được duyệt, kế toán ghi tăng hoặc giảm hàng tồn kho cho khớp số thực tế.
Nội dung được đối chiếu với quy định đến ngày 22/10/2026 và chỉ để tham khảo. Quy định có thể thay đổi; việc quan trọng nên hỏi lại kế toán hoặc luật sư.